Hoe vraag je als kleine ondernemer een verwerkersovereenkomst aan bij een grote leverancier?

Stel je even voor: je bent een kleine ondernemer, je hebt net een fantastisch contract gesloten met een grote speler in de markt. Missie geslaagd, toch? Niet helemaal.

Er is één ding dat vaak over het hoofd wordt gezien, maar essentieel is voor je bedrijfsvoering en je gemoedsrust: de verwerkersovereenkomst. In de volksmond ook wel de DPAs (Data Processing Agreement) genoemd. Het klinkt formeel, en dat is het ook, maar het is onmisbaar. Laten we het hebben over hoe jij, als kleine ondernemer, deze belangrijke overeenkomst kunt aanvragen bij een grote leverancier, zonder dat je je verloren voelt in een jungle van juridisch jargon.

Waarom is een verwerkersovereenkomst eigenlijk zo belangrijk?

Een verwerkersovereenkomst is als een stukje gereedschap in je gereedschapskist. Het zorgt ervoor dat je weet hoe je leverancier omgaat met persoonsgegevens die jij aan hen toevertrouwt.

Denk aan klantgegevens, e-mailadressen of andere gevoelige informatie. Zonder deze overeenkomst loop je het risico dat je niet voldoet aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). En dat wil je niet, want een boete kan flink oplopen.

Bovendien geeft het je gemoedsrust: je weet precies wat er met je data gebeurt.

Stel je voor dat je werkt met een grote cloudprovider zoals Microsoft of een marketingtool zoals Mailchimp. Deze bedrijven verwerken jouw data, maar jij bent nog steeds de verantwoordelijke partij. Jij moet kunnen aantonen dat je alles goed geregeld hebt. Een verwerkersovereenkomst is daarbij je bewijsstuk.

Stap 1: Check of je leverancier al een standaardovereenkomst heeft

De meeste grote leveranciers, zoals Google, Salesforce of Amazon Web Services, hebben standaard verwerkersovereenkomsten beschikbaar.

Dit zijn voorgebakken modellen die voldoen aan de wet. Voordat je een formele aanvraag indient, check je eerst hun website of portal. Zoek naar ‘Data Processing Agreement’ of ‘AVG-overeenkomst’. Vaak vind je dit onder het kopje ‘Juridisch’ of ‘Privacy’.

Als je zo’n standaardovereenkomst vindt, lees hem dan even rustig door. Is deze volledig en up-to-date?

Als het een standaarddocument is van een groot bedrijf, is de kans groot dat het klopt.

Maar let op: soms zijn deze documenten algemeen en missen ze specifieke details die voor jouw bedrijf relevant zijn. Als je twijfelt, kun je altijd contact opnemen voor verduidelijking.

Stap 2: Formuleer een duidelijke en professionele aanvraag

Als er geen standaardovereenkomst beschikbaar is, of als je specifieke afspraken wilt vastleggen, dan moet je zelf actie ondernemen. Een e-mail sturen naar de klantenservice is vaak niet genoeg.

Je wilt serieus genomen worden, dus zorg voor een professionele aanvraag. Begin met een duidelijke onderwerpregel, bijvoorbeeld: ‘Verzoek tot ondertekening verwerkersovereenkomst voor [jouw bedrijfsnaam]’. In de e-mail noem je de naam van de leverancier, het product of de dienst die je afneemt, en verwij je naar de AVG.

Houd het kort en krachtig. Je hoeft geen heel betoog te schrijven, maar zorg dat je vraag duidelijk is.

Voorbeeld van een korte aanvraag: “Beste [naam contactpersoon of klantenservice], Wij zijn [jouw bedrijfsnaam] en wij maken gebruik van [naam dienst of product] van uw bedrijf.

Omdat wij persoonsgegevens verwerken via uw dienst, hebben wij een verwerkersovereenkomst nodig die voldoet aan de AVG. Zouden jullie ons kunnen voorzien van een dergelijke overeenkomst?

Bij voorkeur een ondertekenbare versie. Alvast bedankt voor uw hulp.

Met vriendelijke groet, [Jouw naam en bedrijfsnaam]”

Stap 3: Wees voorbereid op vragen en tegenwerpingen

Grote bedrijven hebben vaak een juridische afdeling die traag kan reageren of die vragen heeft over je verzoek. Wees hierop voorbereid. Ze kunnen bijvoorbeeld vragen om meer informatie over je bedrijf, zoals je KvK-inschrijving of een privacyverklaring.

Zorg dat je deze documenten bij de hand hebt. Een veelgehoorde tegenwerping is: “Wij hebben al een standaardovereenkomst, die is bindend.” Als dit het geval is, controleer dan of deze overeenkomst voldoet aan de eisen van de AVG.

Vraag eventueel om een exemplaar dat je kunt ondertekenen. Als ze geen ondertekenbare versie hebben, vraag dan om een schriftelijke bevestiging dat de standaardovereenkomst van toepassing is op jouw gebruik van hun dienst. Soms proberen grote leveranciers je te verleiden met een ‘dienstverleningsovereenkomst’ die niet specifiek is ingericht op gegevensverwerking.

Laat je hier niet door verleiden. Je hebt een aparte verwerkersovereenkomst nodig die specifiek ingaat op de verwerking van persoonsgegevens.

Stap 4: Gebruik de juiste tools en templates

Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Er zijn talloze sjablonen en tools beschikbaar die je kunt gebruiken voor je aanvraag.

Organisaties zoals de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) bieden informatie en voorbeeldteksten. Ook juridische platforms zoals LegalZoom of specifieke AVG-tools kunnen helpen. Een handige tip: gebruik een e-mailtemplate die je kunt aanpassen voor verschillende leveranciers.

Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie. Zorg ervoor dat je template voldoet aan de basisvereisten: duidelijke taal, vermelding van de AVG, en een verzoek om ondertekening.

Stap 5: Volg op en bewaar alles

Nadat je de aanvraag hebt verstuurd, is het belangrijk om op te volgen. Grote bedrijven zijn soms traag, dus een vriendelijke herinnering na een week of twee kan geen kwaad. Stuur een e-mail of bel even als je een contactpersoon hebt.

Bewaar alle correspondentie, inclusief de ondertekende overeenkomst, op een veilige plek. Dit is je bewijsmateriaal voor de AVG.

Zorg dat je weet wat de looptijd is en wat er gebeurt als de overeenkomst afloopt of als je stopt met de dienst.

Extra tips voor kleine ondernemers

Als je merkt dat een leverancier niet meewerkt, overweeg dan om juridisch advies in te schakelen. Dit klinkt zwaar, maar soms is een kort telefoontje met een jurist genoeg om de boel in beweging te krijgen. Ook kun je overwegen om over te stappen naar een leverancier die wel transparant is over gegevensverwerking, zeker als je je verwerkersovereenkomsten up-to-date wilt houden bij het wisselen van tools.

Een andere tip: sluit je aan bij een ondernemersvereniging of brancheorganisatie. Deze groepen hebben vaak onderhandelingskracht en kunnen helpen bij het verkrijgen van standaardovereenkomsten.

Conclusie: pak het slim aan

Het aanvragen van een verwerkersovereenkomst hoeft geen nachtmerrie te zijn. Door stap voor stap te werk te gaan, professioneel te blijven en gebruik te maken van een voorbeeld verwerkersovereenkomst voor je boekhouder, kun je dit voor elkaar krijgen.

Onthoud dat het doel is om je bedrijf en je klanten te beschermen. Een goede verwerkersovereenkomst is daarbij een essentieel hulpmiddel. Dus ga aan de slag, stuur die e-mail en zorg dat je juridisch goed zit. Je bedrijf zal je dankbaar zijn.