Vergelijking: Exact Online versus Moneybird versus SnelStart op AVG-compliance

De AVG is niet meer weg te denken uit het Nederlandse bedrijfsleven.

Hoewel de wetgeving al een tijdje van kracht is, blijft het voor veel ondernemers een uitdaging om hun boekhouding écht compliant te krijgen. Je boekhoudsoftware is hierbij de hoeksteen van je administratie. Het is niet alleen een plek om bonnetjes te plakken; het is een kluis met gevoelige data. In dit artikel duiken we in de wereld van Exact Online, Moneybird en SnelStart om te zien hoe zij presteren op het gebied van privacy en veiligheid. We vergelijken de functionaliteiten, beveiligingsmaatregelen en gebruiksvriendelijkheid, zodat jij weet welk systeem jouw data het beste beschermt.

Waarom AVG-compliance in boekhouding essentieel is

Stel je eens voor: je boekhoudsoftware bevat niet alleen facturen, maar ook namen, adressen, bankrekeningnummers en soms zelfs medische gegevens van klanten.

Onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) ben jij als ondernemer verantwoordelijk voor de bescherming van deze persoonsgegevens. Een datalek bij je boekhoudprogramma kan leiden tot hoge boetes en een flinke deuk in je reputatie.

Het is dus niet alleen een technische kwestie, maar een essentieel onderdeel van je bedrijfsvoering. Een goed boekhoudprogramma moet je helpen om aan de wet te voldoen, niet alleen door gegevens op te slaan, maar door je actief te ondersteunen in beveiliging en transparantie.

Exact Online: De robuuste alleskunner

Exact Online is een gevestigde naam in de Nederlandse boekhoudwereld. Het is een krachtig platform dat verder gaat dan alleen boekhouden; het biedt ook functionaliteiten voor CRM, projectmanagement en voorraadbeheer.

Deze veelzijdigheid brengt natuurlijk ook een grotere verantwoordelijkheid met zich mee als het gaat om data-veiligheid.

Veiligheidsfuncties en gebruikersbeheer

Exact Online scoort goed op het gebied van toegangsbeheer. Je kunt zeer gedetailleerde gebruikersrollen instellen. Dit betekent dat je medewerkers alleen toegang geven tot de data die ze écht nodig hebben.

Een boekhouder krijgt inzicht in de financiële cijfers, terwijl een salesmedewerker alleen klantgegevens inziet. Dit principe van de ‘minimale rechten’ is een hoeksteen van de AVG. Daarnaast biedt Exact Online een uitgebreide audit trail. Dit is een digitaal voetspoor van alle handelingen in het systeem.

Je kunt precies zien wie welke gegevens heeft geraadpleegd, aangepast of verwijderd.

Dit is goud waard bij een controle door de Autoriteit Persoonsgegevens. Ook biedt Exact Online mogelijkheden voor data-maskering, waarbij gevoelige informatie (zoals burgerservicenummers) wordt verborgen voor gebruikers die daar geen toegang toe hebben.

Prijzen en mogelijkheden

Hoewel dit soms extra configuratie vereist, is het een krachtige tool voor gegevensbescherming. Exact Online werkt met een abonnementsmodel dat gebaseerd is op het aantal gebruikers. De prijzen starten voor kleine bedrijven rond de €80 per maand (exclusief BTW) en kunnen oplopen naarmate je meer modules en gebruikers toevoegt.

Het is een investering, maar je krijgt er een robuust en schaalbaar systeem voor terug.

Voor de meest actuele prijzen en pakketten kun je het beste de website van Exact raadplegen.

Moneybird: De gebruiksvriendelijke privacy-keuze

Moneybird is ontzettend populair bij freelancers en het MKB, en niet zonder reden. Het programma staat bekend om zijn strakke interface en eenvoudige bediening.

Focus op beveiliging en transparantie

Maar achter die eenvoud gaat een serieuze focus op privacy schuil. Moneybird blinkt uit in standaard beveiliging. Alle data is versleuteld, zowel in rust (op de server) als tijdens de transport (tussen jouw computer en hun servers).

Dit voorkomt dat onbevoegden meelezen tijdens de overdracht. Een sterk punt van Moneybird is de focus op data-anonimisering en pseudonimisering.

Dit zijn technieken om persoonsgegevens zo te verwerken dat ze niet meer tot een specifiek individu herleid kunnen worden, tenzij dat noodzakelijk is. Daarnaast is de logging erg strak geregeld; elke actie wordt vastgelegd, wat helpt bij het aantonen van compliance. Moneybird biedt ook tools om toestemmingen voor dataverwerking te beheren, wat essentieel is voor het verzenden van bijvoorbeeld nieuwsbrieven of het verwerken van klantdata.

Moneybird is vaak iets toegankelijker geprijsd dan de uitgebreidere systemen. De basisabonnementen starten rond de €35 per maand (exclusief BTW).

Prijzen en abonnementen

Deze prijzen zijn gebaseerd op het aantal gebruikers en de complexiteit van je administratie.

Voor de meeste eenmanszaken en kleine MKB’ers biedt dit programma voldoende functionaliteit zonder dat het de pan uit rijst. Check de website van Moneybird voor de exacte tarieven.

SnelStart: Eenvoudig boekhouden met beperkingen

SnelStart is, zoals de naam al doet vermoeden, gericht op snelheid en eenvoud. Het is een uitstekende keuze voor startende ondernemers en freelancers die een simpele boekhouding nodig hebben.

AVG-functionaliteiten: Wat kan het?

Echter, als we kijken naar de uitgebreide eisen van de AVG, moet je hier wel wat nuances aanbrengen. SnelStart biedt de basisfunctionaliteiten die je mag verwachten. Je kunt gebruikersrollen instellen en de software maakt gebruik van encryptie.

Echter, de mate van detail is minder ver gevorderd dan bij de concurrentie.

De audit trail is aanwezig, maar minder uitgebreid dan bij Exact Online. Ook geavanceerde functies zoals data-maskering of complexe anonimiserings-tools zijn minder standaard aanwezig of vereisen een hoger abonnementsniveau. Voor bedrijven die weinig gevoelige data verwerken, is dit vaak voldoende. Maar als je werkt met specifieke persoonsgegevens (zoals in de zorg of juridische sector), moet je goed kijken of de basisfuncties van SnelStart voldoen aan de zwaardere eisen die de AVG soms stelt.

Prijzen en abonnementen

SnelStart is vaak de voordeligste optie. De prijzen starten rond de €15 per maand (exclusief BTW) voor een basisabonnement.

Dit maakt het een aantrekkelijke keuze voor budgetbewuste ondernemers. Net als bij de andere aanbieders zijn de kosten afhankelijk van het aantal gebruikers. Bezoek de website van SnelStart voor de meest actuele prijsinformatie.

Overzicht: Hoe scoren ze op veiligheid?

Om de verschillen scherp in beeld te brengen, hebben we de belangrijkste veiligheidskenmerken naast elkaar gezet. Let wel: software-updates kunnen functionaliteiten wijzigen, dus check altijd de actuele status bij de aanbieder.

Vergelijkingstabel AVG-compliance

Conclusie: Welke software kies jij?

De keuze voor een boekhoudprogramma hangt af van de grootte van je bedrijf en hoe zwaar de AVG-weegschaal bij jou doorweegt. Moneybird is voor veel MKB’ers en freelancers de ideale balans tussen gebruiksgemak en privacy. De focus op encryptie en standaard anonimiseringsmogelijkheden maakt het een veilige keuze zonder dat het ingewikkeld wordt.

Exact Online is de krachtpatser voor grotere organisaties of bedrijven met complexere processen.

De uitgebreide rolbevoegdheden en gedetailleerde audit trails bieden de controle die nodig is voor zwaarbelaste data-omgevingen. SnelStart is de budgetvriendelijke starter.

Het is prima voor ondernemers met een eenvoudige administratie, maar let op: voor bedrijven die met zeer gevoelige persoonsgegevens werken, kan de basisbeveiliging minder robuust aanvoelen dan bij de concurrentie. Uiteindelijk is geen enkel programma perfect, maar alle drie voldoen ze aan de basiseisen van de AVG. De echte winst behaal je door een vergelijking voor AVG-compliant klantbeheer te maken en niet alleen te kijken naar de software, maar ook naar je eigen processen.

Zorg dat je weet hoe je met de data omgaat, wie er toegang toe heeft en hoe je incidenten oplost.

Kies het programma dat het beste past bij jouw risicoprofiel en je gemoedsrust.