Vergelijking: zelf AVG-compliant worden versus een AVG-adviseur inhuren voor kleine bedrijven

Stel je even voor: je hebt een bloeiend klein bedrijf. Je bent druk met klanten, producten en de dagelijkse gang van zaken.

Dan duikt er opeens een vervelend woord op: de AVG. Ofwel: de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Het voelt als een bureaucratie-wolkenkrabber die je moet beklimmen zonder goede schoenen. Moet je dit zelf uitzoeken, of huur je iemand in? Dit is een vraag die veel ondernemers bezighoudt. Laten we dit eens rustig, scherp en zonder ingewikkelde juridische taal bekijken.

De harde cijfers: tijd is geld

Voordat we de diepte in duiken, kijken we naar wat het echt kost. Niet alleen in euro’s, maar vooral in tijd.

Een gemiddelde zzp’er vraagt ongeveer €75 tot €125 per uur. Een gespecialiseerde AVG-adviseur of een privacy-jurist zit vaak hoger, denk aan €100 tot €200 per uur.

Een simpel startpakket voor een eenmanszaak kost al snel €500 tot €1500 als je het uitbesteedt. Doe je het zelf? Dan betaal je vooral met je eigen tijd.

Wie kiest voor de zelfstandige route, moet rekenen op minimaal 10 tot 20 uur voor de basis. Dat is tijd die je niet aan klanten besteedt. Een adviseur doet dat werk vaak in 5 tot 10 uur, omdat hij de kneepjes van het vak kent. De keuze hangt dus enorm af van wat jouw uurwaarde is.

De optie: zelf de AVG-regels volgen

Veel kleine ondernemers starten vol goede moed. Ze downloaden een gratis AVG-privacyverklaring, vullen een template in en denken: “Klaar!” Helaas werkt dat in de praktijk vaak anders.

De voordelen van zelf doen

De AVG is geen statisch document; het is een manier van denken over veiligheid. De grootste reden om zelf aan de slag te gaan is geld. Het is goedkoper om een avondje te googlen dan iemand in te huren. Daarnaast leer je je eigen bedrijfsprocessen kennen.

Je weet precies welke klantgegevens je bewaart en waarom. Dat geeft een gevoel van controle.

Er zijn genoeg tools beschikbaar die je helpen. Denk aan programma’s als PrivacyPerfect of andere online tools die een basisregistratie opzetten.

Als je gestructureerd bent, kun je een heel eind komen. Hier gaat het mis voor veel ondernemers. De wereld van de AVG zit vol valkuilen.

De nadelen van zelf doen

Je moet niet alleen een privacyverklaring hebben, maar ook verwerkersovereenkomsten sluiten met partijen zoals Google Analytics, je e-mailprovider of je boekhouder. Veel ondernemers vergeten dit of gebruiken een standaardcontract dat niet klopt.

Een ander groot risico is de actualiteit. De wetgeving verandert. Wat vandaag mag, mag morgen misschien niet. Als je zelf een mapje maakt en deze vervolgens drie jaar niet openslaat, ben je niet compliant.

Bovendien: ben je zeker dat je een datalek correct meldt? De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert steeds vaker, en de mogelijke AVG-boetes voor kleine bedrijven kunnen oplopen tot €20 miljoen of 4% van de wereldwijde omzet.

Voor een klein bedrijf is dat desastreus, zeker als je onbewust in de meest voorkomende overtredingen trapt.

De optie: een AVG-adviseur inhuren

Je kunt ook iemand naast je neerzetten die hier dagelijks mee bezig is.

De voordelen van een adviseur

Een externe privacy officer of een juridisch adviseur. Een adviseur brengt rust. Hij of zij weet precies welke documenten je nodig hebt en welke risico’s jouw specifieke bedrijf loopt. Een kledingwinkel heeft andere verplichtingen dan een IT-consultancy.

Een expert schrijft maatwerkcontracten en zorgt dat je niet per ongeluk data deelt met partijen die niet veilig zijn. Daarnaast is er het ‘keurmerk-effect’.

Als je klanten ziet dat je serieus werk maakt van privacy, vaak ondersteund door een deskundige, bouw je meer vertrouwen op.

Het is een investering in je reputatie. En mocht het toch misgaan? Een adviseur kan je helpen bij een datalek en aantonen dat je je best hebt gedaan.

De nadelen van een adviseur

Dat kan de boete vaak aanzienlijk verlagen. Natuurlijk, het kost geld.

En soms voelt het alsof je de regie uit handen geeft. Een adviseur kan een standaardpakket verkopen dat niet perfect bij jouw bedrijf past. Het is belangrijk om iemand te vinden die luistert en niet alleen maar een checklist aftikt. Ook moet je zelf nog steeds aan de slag; de adviseur legt het pad aan, maar jij moet erop lopen.

Wat is het verschil in kwaliteit?

Hier komt het echte verschil naar boven. Zelf doen levert vaak een ‘generic’ resultaat op.

Je hebt een privacyverklaring, maar klopt die ook met de nieuwste Europese richtlijnen? Weet je zeker dat je cookie-melding voldoet aan de nieuwe eisen van de ePrivacy-richtlijn? Een adviseur levert maatwerk.

Hij kijkt naar jouw bedrijfsvoering, de software die je gebruikt en de risico’s die je loopt.

Het verschil in kwaliteit is vaak te vergelijken met schilderen: je kunt het zelf doen met een goedkope roller, of je huurt een professionele schilder in die alles strak afplakt en een perfecte laag aanbrengt. Het resultaat van de professional gaat langer mee en ziet er beter uit.

De middenweg: slim combineren

Je hoeft niet te kiezen tussen zwart of wit. Voor veel kleine bedrijven is een hybride aanpak het beste.

Je kunt beginnen met het zelf opzetten van de basis. Gebruik betrouwbare software voor je register van verwerkingsactiviteiten (RIA).

Zorg voor een basisset documenten. Vervolgens huur je een adviseur in voor een ‘AVG-check’ of een second opinion. Dit is vaak een eenmalige investering van een paar uur.

De adviseur controleert je werk, vult de gaten op en geeft je een stempel van goedkeuring. Zo bespaar je kosten, maar minimaliseer je de risico’s op cruciale fouten.

Het beslissingsmoment: wat kies jij?

Om de juiste keuze te maken, stel jezelf drie vragen: Als je weinig tijd hebt, gevoelige data verwerkt of geen risico’s wilt lopen, is een adviseur de verstandigste keuze.

1. Hoeveel tijd kan en wil ik besteden aan administratie en juridische zaken?
2. Hoe gevoelig zijn de gegevens die ik verwerk? (Denk aan medische data of financiële gegevens versus een e-mailadres voor een nieuwsbrief).
3. Hoe groot is mijn budget?

Als je een eenvoudige eenmanszaak bent met weinig persoonsgegevens en veel tijd, kun je het prima zelf oppakken.

Conclusie

De keuze tussen zelf doen of iemand inhuren is persoonlijk. Het gaat er niet om wat goedkoper lijkt op de korte termijn, maar wat het veiligst is op de lange termijn.

De AVG is geen eenmalige klus, maar een doorlopend proces. Investeer je liever in je core business of wil je jezelf bekwamen via een AVG-cursus om zeker te weten dat je juridisch waterdicht staat?

Dan is een adviseur een slimme zet. Ben je een kei in regelwerk en heb je de tijd? Dan kun je het zelf doen.

Hoe dan ook: zorg dat je in beweging blijft. Want stilstaan bij privacy is achteruitgaan.